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Este curso esta divido a quienes quieren aprender iniciando desde un uso básico, pando por un intermedio y finalizando en un uso avanzado la herramienta de hoja de cálculo Microsoft Excel.

Esta herramienta es parte de paquete de ofimática llamado Office y pertenece al fabricante Microsoft.

Este curso estará basado en la Versión Microsoft Office 365 en su actualización del año 2021

¿Qué es Microsoft Excel?

Excel es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que forma parte de Office que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint. Microsoft Excel es una hoja de cálculo desarrollada que funciona en plataformas como Windows, macOS, Android e iOS.

¿Para qué sirve Excel?

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos realizar cálculos aritméticos básicos y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.

Excel nos facilita en gran medida el trabajo con números y nos permite analizarlos fácilmente y generar reportes con herramientas como los gráficos y las tablas dinámicas.

Excel es una hoja de cálculo

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

Un poco de historia de Excel

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.

Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

Conceptos básicos

Libro de Excel

¿Qué es un libro de Microsoft Office Excel?

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo que puede utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Para crear un nuevo libro, puede abrir un libro en blanco. También puede basar un nuevo libro en un libro existente, la plantilla de libro predeterminada o cualquier otra plantilla.

Hoja (hoja de calcula)

Un libro o documento de Excel esta dividido en hojas, las cuales son la superficie de trabajo donde se ingresarán los datos a trabajar que esta divididas por columnas y celdas. El libro de Excel puede tener múltiples hojas a las cuales se tendrán un nombre único no repetible en un mismo libro y al cual se podrá hacer referencia en las fórmulas creadas.

Barra de acceso rápido

La misma se encuentra en la parte superior de la pantalla y como su nombre lo dice esta barra en esta barra encontramos algunos accesos rápidos a funciones que se puede decir son necesarias en cualquier momento como lo son guardar, deshacer y rehacer, también se puede encontrar el nombre del documento, al otro extremo de esta están los botones de minimizar, minimizar tamaño, y cerrar.

Barra de estado

Esta se encuentra en la parte inferior del documento, esta contiene lo iconos de vista y el zoom.

Partes de la hoja

De la imagen anterior solo destacaremos algunos de ellos que serán muy importantes durante todo el uso de Excel

Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de opciones que se muestra. Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar botones que representan comandos. (Fuente https://support.microsoft.com/)

La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de opciones que se muestra. Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar botones que representan comandos. (Fuente https://support.microsoft.com/).

Personalizarla barra herramientas de acceso rápido

Cuando hablemos de personalizar nos referimos a agregar los botones para los comandos que se deseen según las necesidades o gustos del usuario, se recomienda agregar los comandos que mas utilice. Por lo que se recomienda también espera a ser un usuario con cierto tiempo de uso de Excel para saber cuales comandos serian los que debe tener en esta barra.

Paso 1

 Dar clic en el desplegable de meno al final de la barra de herramientas de acceso rápido, seguidamente solo debe seleccionar con un clic la opción que desea agregar como se muestra en la siguiente imagen:

Luego de esto se desplegará una ventana con los comandos que puede agregar a la barra

Cinta de Opciones o Barra de Opciones

La cinta de opciones se puede considerar con la parte mas importante de la vista del programa ya que ella contiene los botones de los diferentes comandos para trabajar en Excel, estas están organizadas por pestañas según tipo de comando.

En cuanto a los botones de menú de inicio su gran mayoría se ven en el curso de Word ya que son en su gran mayoría para enriquecer el texto, por lo que no entraremos a detalles con ellos, el resto de los botones esta y las demás pestañas lo veremos durante el desarrollo del curso.

Libro

Al documento de Excel se le llama libro, el mismo puede estar conformado por múltiples hojas.

Hoja

Una hoja o hoja de trabajo de Excel es la parte del documento donde se trabaja, donde se inserta y se encuentra los datos ingresados, las mismas por defecto tiene nombre como hoja 1, hoja 2, pero este nombre se puede personalizar.

Barra de formula

Se puede decir que es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que atreves de esta podemos introducir el contenido de las celdas o bien modificarlas, es muy importante ya que en ella podemos ingresar las fórmulas y datos, se encuentra debajo de la cinta de opciones y sobre la hoja de trabajo.

Como se muestra en la siguiente imagen:

Es importante saber que luego de ingresar una formula en la barra de formulas se vera dicha formula mientras que en la celda se mostrara el resultado de esta como se pude ver en la siguiente imagen:

Mas adelante entraremos en detalle sobre esta barra y otros compones que se muestra en esta imagen tales como las celdas y sus nombres.

Cuadro de nombre

Este se ubica en la parte superior de la hoja de Excel justa arriba de la columna A, el mismo muestra el nombre de la celda, fila o columna activas como se muestra en la imagen siguiente:

Columnas

Las columnas se encuentran en la hoja de trabajo y van desde el inicio hasta el final del documento en forma vertical y están identificadas por letra que van des la “A” hasta “XFD” para un total de 16.384 columnas.

Fila

Las filas en la hoja de trabajo y van desde el inicio hasta el final del documento en forma horizontal y están identificadas por números que van desde el “1” hasta “1.048.576”.

Celda

Esta es la unión entre una fila y una columna, la misma se identifica con la unión del nombre de ambas iniciando por el nombre de la columna por ejemplo la primera celda de la hoja recibe le nombre de “A1” ya que es la unión de la columna “A” y la celda “1”.

Celda activa

Este es el nombre que recibe la celda que esta seleccionada en la hoja de trabajo, en la imagen que veremos a continuación podremos observar como en el cuadro de nombre se muestra la celda activa “C1”.

Rango

Este es el nombre que recibe la agrupación de varias celdas, por ejemplo, si tomamos desde la celda desde A1 hasta A5 y las unimos con “:” y se representaría de la siguiente “A1:A5” manera se dominaría un rango como se muestra en la siguiente imagen.